TẦM QUAN TRỌNG CỦA SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC

 

Việc doanh nghiệp bạn hoạt động có hiệu quả và trơn tru hay không còn tùy vào quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn có nhất quán và nguyên tắc hay không. Sẽ là một thiếu sót nếu doanh nghiệp không xây dựng cho mình sơ đồ quy trình làm việc chuẩn hóa các nghiệp vụ trong quản lý công việc hay dự án.

1. Tầm quan trọng của sơ đồ quy trình làm việc đối với doanh nghiệp

Giúp công việc rõ ràng, trực quan 

Việc liệt kê các đầu mục công việc từ trên xuống theo cách truyền thống dễ khiến bạn bị rối và khó hình dung. Đặc biệt đối với các dự án có nhiều bộ phận dễ dẫn đến sự thiếu liên kết. Việc xây dựng sơ đồ quy trình làm việc giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát tiến trình làm việc của mỗi bộ phận. Đồng thời theo dõi được quy trình làm việc một cách hiệu quả.

Tối ưu hóa hiệu suất công việc 

Quy trình được thiết kế một cách phù hợp giúp loại bỏ những phần việc không cần thiết, dư thừa. Giarm thời gian trống vô nghĩa trong quá trình chuyển đổi nhiệm vụ và hiệu suất công việc.

Tự động hóa quy trình làm việc 

Giúp quy trình làm việc tại doanh nghiệp khoa học, rõ ràng các thành viên trong tổ chức biết công việc mình làm một cách chính xác. Giúp các phòng ban phối hợp với nhau ăn ý hơn, hạn chế xung đột khi không hiểu nhau, từ đó các đầu việc được xử lý nhịp nhàng. Còn giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích quá trình kinh doanh, nắm bắt xu hướng và lên kế hoạch cho rủi ro tiềm ẩn. 

2. Ví dụ về Sơ đồ quy trình làm việc trong ngành bán lẻ

Đối với lĩnh vực bán lẻ thì các hoạt động đánh giá và kiểm soát chất lượng nhà cung cấp trong doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ là hoạt động hết sức quan trọng. Việc đánh giá và kiểm soát này phải có sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp sản xuất và nhà cung cấp. 

Sau đây sẽ là quy trình áp dụng việc đánh giá và kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, dịch vụ. 

Xem thêm: Workflow Là Gì? Các Bước Xây Dựng Một Workflow Hoàn Chỉnh

Diễn giải sơ đồ

Bước 1: Thu thập thông tin và lên danh sách nhà cung cấp

Một doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ sẽ có rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Phục vụ cho nhiều chủng loại sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần thu thập thông tin và lên danh sách các nhà cung cấp. Từ những  thông tin qua các catalogue chào hàng, các cuộc liên hệ trực tiếp hoặc thông qua giới thiệu các đơn vị liên quan,…Việc lập danh sách nhà cung cấp là rất quan trọng trong việc rà soát và kiểm định chất lượng nguồn cung ứng.

Bước 2: Lập chỉ tiêu đánh giá chất lượng

Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp, bộ phận đánh giá sẽ lập biểu mẫu về chỉ tiêu với các thông tin, thông số đầy đủ và chính xác.  Để doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác, thì doanh nghiệp có thể xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp theo các tiêu chí sau:

• Chất lượng sản phẩm
• Thời gian giao hàng
• Giá thành
• Phương thức thanh toán
• Mức chiết khấu
• Sự phản hồi với sự cố phát sinh
• Quy mô sản xuất
• Số lượng hàng hóa tối đa có thể đáp ứng

Bước 3: Tiến hành đánh giá

Ở bước này sau khi doanh nghiệp đã xem xét và đánh giá tiềm năng các nhà cung cấp các kiểu. Các bộ phận đánh giá sẽ tiến hành phân loại và chọn lọc các nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp. Song song đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá trực tiếp thêm tại các cơ sở của nhà cung cấp. Cũng như các loại giấy tờ, pháp lý, giấy phép kinh doanh hoạch khả năng đáp ứng thực tế để có những kết luận và đánh giá chính xác nhất.

Bước 4: Giám đốc phê duyệt

Sau khi khảo sát và đánh giá kỹ lưỡng bộ phận đánh giá sẽ lập bản danh sách các nhà cung cấp chính thức để trình Giám đốc phê duyệt. 

Kết luận

Mỗi doanh nghiệp nên cần đầu tư và xây dựng cho mình các sơ đồ quy trình làm việc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh để mang lại những kết quả mong đợi cho doanh nghiệp mình nhé.

Bài viết tham khảo:

• Khảo Sát Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên
• Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Miễn Phí Phổ Biến Nhất
• Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Nhân Sự
• Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
• Quy Trình Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp
• Mẫu Nội Quy Văn Phòng Mới Nhất 2021

08 BƯỚC MẪU XÂY DỰNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC TĂNG HIỆU QUẢ

 

Có thể nói đơn giản quy trình làm việc và những hướng dẫn, quy định, các bước thực hiện công việc theo những tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra để đạt được mục đích của công việc.

Quy trình làm việc có thể thay đổi và tối ưu theo từng giai đoạn để phù hợp với danh nghiệp. Cũng như đảm bảo chất lượng, tiến độ và năng suất công việc. Một quy trình làm việc chuẩn và hiệu quả sẽ mang lại  những lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp. Có thể điểm qua 1 vài lợi ích như sau:

• Công việc được vận hành trơn tru và hiệu quả.
• Hiệu suất và chất lượng làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp được nâng cao hơn.
• Quá trình vận hành  các đầu mục công việc được chuẩn hóa theo thứ tự giảm thiểu rủi ro.
• Cải tiến các hoạt động vận hành giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết.

1.Xác định nhu cầu

Trước khi bắt tay vào xây dựng quy trình làm việc  nhà quản trị doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của nhiệm vụ này là gì. Nhu cầu có thể được xác định từ phía nhà quản trị hoặc từ nhân viên như:

• Việc thực hiện hoặc áp dụng các tiêu chuẩn mới
• Tài liệu để nhân viên thực hiện theo căn bản
• Việc nâng cấp hệ thống
• Hoạc những yêu cầu từ các cấp quản lý

2.Xác định mục đích

Xem thêm: Workflow Là Gì? Các Bước Xây Dựng Một Workflow Hoàn Chỉnh

Sau khi xác định nhu cầu là gì thì việc tiếp theo là xác định múc đích. Việc xác định mục đích này giúp doanh  nghiệp xác định các bước công việc, phương phám kiểm soát, thời gian, tần suất công việc…

• Quy trình tuân thủ các mục tiêu/ chính sách của tổ chức
• Xác định bản chất của quy trình
• Các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất thời hạn mục đích của quy trình làm việc

3.Phạm vi quy trình làm việc

Cũng là 1 trong các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc. Việc xác định phạm vi quy trình làm việc sẽ giúp:

• Doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ theo các quy trình đã đề ra
• Điều chỉnh có thể theo phạm vi  toàn bộ tổ chức , bộ phận phòng ban, hay cá nhân hoặc theo không gian thời gian….

4.Xác định các nội dung các bước công việc của quy trình làm việc

Việc xây dựng được một quy trình làm việc hiệu quả thì bước này khá quan trọng. Việc xác định các bước công việc cần thực hiện sẽ giúp bạn làm tốt quy trình và biết được công việc cần làm của mình:

• Tùy thuộc vào tính chất công việc mà có thể xác định số bước của 1 quy trình
• Việc xây dựng quá nhiều bước sẽ làm cho quy trình rẵ rối và khó kiểm soát. Hoặc quá ít bước sẽ làm cho quy trình rời rạc không đủ để kiểm soát.
• Một quy trình có thể có từ 5-20 bước tuy nhiên thiết nghĩ từ 8-15 sẽ phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Các bước  để xây dựng một quy trình làm việc, cần dựa vào các yếu tố sau:

• Về đầu vào của quy trình sẽ gồm những yếu tố nào
• Đầu ra của quy trình sẽ cấu thành các yếu tố nào
• Sao đó kết hợp với các phương pháp 5W+1H và 5W để làm rõ thêm các vấn đề liên quan.

Cùng tìm hiểu công thức 5W-1H-5M để phân tích rõ hơn về quy trình làm việc hiệu quả:

• What: Nội dung là gì?
• Why: Mục tiêu, yêu cầu là gì?
• Who: ai là người thực hiện?
• When: thời gian thực hiện khi nào?
• Where: địa điểm, nơi thực hiện
• How: cách thức thực hiện như thế nào?

Còn đối với Phương pháp 5M để xác định nguồn lực:

• Man: Nguồn nhân lực
• Money: Tài chính
• Machine: Máy móc/ Công nghệ
• Material: Hệ thống cung ứng
• Method: Phương pháp làm việc

5. Kiểm soát quy trình làm việc

Xem thêm: Khảo Sát Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên

Đây cũng là 1 trong những bước không hề kém cạnh các bước mẫu trong xây dựng quy trình làm việc. Vì việc xác định các điểm kiểm soát này là việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:

• Xác định điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị
• Về nguyên tắc nếu bạn lập bao nhiêu bước công việc bạn sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát. Tùy vào nguồn lực của mỗi tổ chức mà doanh nghiệp có thể tổ chức thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu thôi
• Và cũng nên sử dụng nguyên tắc Pareto 80/20 vào bước này

6. Người thực hiện công việc

Cần xác định các cá nhân/ phòng ban nào sẽ có trách nhiệm trong các bước công việc cần thực hiện:

• Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của nhân sự thực hiện công việc có đáp ứng hay không.
• Người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ cần xác định chặc chẽ trong các quy trình.

7. Kiểm soát các bước công việc

Xem thêm: Truyền Thông Nội Bộ Là Gì? Vai Trò Trong Doanh Nghiệp

Việc xây dựng một quy trình làm việc cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát. Nhằm đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu cũng như những cải tiến cho bộ máy vận hành một cách phù hợp.

Việc kiểm soát quá trình được xem như một tài liệu hệ thống hoặc chỉ là 1 công cụ hỗ trợ việc set up.

Đây có thể là một tài liệu riêng phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Việc kiểm tra xác định phương pháp kiểm tra bao gồm:

• Những bước cần kiểm tra
• Những trọng yếu cần kiểm tra
• Người thực hiện kiểm tra
• Tần suất thực hiện kiểm tra

8. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo

Bước cuối cùng trong mẫu xây dựng quy trình làm việc là hoàn thành định nghĩa, tài liệu tham khảo và biểu mẫu đính kèm:

• Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
• Biểu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số?

Bài viết tham khảo: 

• Các Loại Lương Cảm Xúc Trong Quản Trị Nguồn Lực
• Những Lý Do Vì Sao Nên Tặng Quà Cho Bản Thân
• Các Phúc Lợi Cho Nhân Viên Doanh Nghiệp Nên Tham Khảo
• Các Phòng Ban Trong Công Ty & Chức Năng Nhiệm Vụ Của Chúng
• Tìm Hiểu Về Đánh Giá 360 Độ Trong Doanh Nghiệp
• Vì Sao Cần Xây Dựng Quy Chế Khen Thưởng Nhân Viên?

QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LÀ GÌ? VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

Quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp hiện đang là một thách thức lớn trong các tổ chức, đơn vị hiện nay.  Các nhà quản trị thường cho rằng đây là một khoản chi phí lớn hoặc nó chỉ xứng đáng với những quy trình lớn. Tuy nhiên, quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp lại rất quan trọng dù cho doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Bài viết sau chúng ta sẽ đi sâu và tìm hiểu rõ hơn về quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp là gì nhé.

1. Quản lý quy trình nghiệp vụ là gì?

Đây là tất cả quá trình diễn ra các công việc trong 1 tổ chức doanh nghiệp. Gồm các bước từ đầu đến cuối trong quy trình kinh doanh. Từ xác định các chuỗi hoạt động hoặc các bước cần thực hiện nhằm đáp ứng từ mục tiêu nhỏ đến mục tiêu chung của công ty. Từ quy trình nghiệp vụ chúng ta thấy được tất cả các thành phần chính của quá trình kinh doanh.

2. Mục đích chính của quản lý quy trình nghiệp vụ là gì?

Nắm bắt được quy luật dòng chảy của một doanh nghiệp là rất quan trọng đối với các tổ chức. Góp phần giúp nhà quản trị doanh nghiệp và nhân viên hiểu biết được quy trình kinh doanh độc đáo của công ty để điều hành và làm việc. Hiểu được các yêu cầu kinh doanh, giúp công ty định hướng và xác định các lĩnh vực cần cải tiến.

3. Lợi ích của việc quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp là gì?

Xem thêm: Chuyển đổi số trong công tác quản trị nguồn nhân lực

Một vài lợi ích của việc quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp trong kinh doanh như sau:

Giúp năng suất tăng cao hơn: nắm rõ quy trình và mục tiêu sẽ giúp nhân viên định hướng rõ những việc cần làm. Từ đó hệ thống công việc được rõ ràng không bị rối rắm và lãng phí thời gian, đạt được năng suất làm việc tốt hơn.

Tính linh hoạt: giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài thì tính linh hoạt là vô cùng cần thiết. Trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải thay đổi để thích nghi, cũng như nắm bắt sự linh hoạt là điều thiết yếu.

Giải trình trách nhiệm rõ ràng: Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng giúp việc giải trình trách nhiệm minh bạch hơn.

Sức ảnh hưởng rộng hơn: quy trình nghiệp vụ tỉ mỉ giúp triển khai công việc nhanh chóng hơn. Dễ dàng đưa ra quyết định hơn cũng như cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Cho thấy quản lý quy trình nghiệp vụ có sức ảnh hưởng lớn đến mức độ nỗ lực làm việc của nhân viên.

4. Cách để cải thiện các quy trình quản lý nghiệp vụ doanh nghiệp là gì?

Cùng điểm qua các cách giúp cải thiện việc quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp như sau:

Xác định lĩnh vực cần cải thiện: Xác định những lĩnh vực còn yếu kém và cần thay đổi. Cũng cần hiểu rõ nhân viên hoặc đối tượng nào liên quan đến những lĩnh vực này. Từ đó, doanh nghiệp sẽ biết thay đổi từ đâu, cũng như việc cải thiện này sẽ mang đến những cải thiện tích cực như thế nào.

Phân tích vấn đề: xác định vấn đề, đánh giá và phân tích một cách thấu đáo khó khăn trở ngại.

Đặt ra những mục tiêu cần cải thiện: Sau khi đã phân tích vấn đề xong. Doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu và cân nhắc những bước cần cải thiện. Đánh giá song song với những nhân viên cũng như những đối tượng liên quan đến bước đó.

Người dùng: Cách nhìn của người dùng rất quan trọng. Việc tiếp nhận ý kiến đóng góp từ khách hàng không chỉ điều chỉnh thiếu sót cần được cải thiện trong quy trình. Mà còn làm cho khách hàng cảm thấy được tôn trọng  và giúp doanh nghiệp phát triển tốt hơn.

Xây dựng một quy trình nghiệp vụ mới: dựa trên những phân tích đánh giá trên, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình mới. Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng giải pháp tự động hóa cho việc quản lý quy trình nghiệp vụ.

Tiến hành và giám sát quy trình vừa xây dựng: Giám sát quy trình mới để chắc chắn rằng mọi vấn đề đã được xử lý và quy trình mới được vận hành trơn tru.

Thu thập ý kiến phản hồi: khi vận hành ổn định, hãy bắt đầu thu thập ý kiến đóng góp của người dùng. Việc này giúp bạn đón đầu những vấn đề có thể xảy ra  trong tương lai và tiến hành những bước cải tiến giúp duy trì tính xác đáng và hiệu quả.

Bài viết tham khảo:

• Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
• Các Phúc Lợi Cho Nhân Viên Doanh Nghiệp Nên Tham Khảo
• Tổng Hợp Các Cách Quản Lý Công Việc Hiệu Quả
• Quy Trình Chấm Công Tính Lương Trong Doanh Nghiệp
• Tìm Hiểu Hoạch Định Nguồn Nhân Lực Là Gì?
• Khen Thưởng Nhân Viên Như Thế Nào Để Hiệu Quả
• Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Miễn Phí
• Ứng Dụng Excel Quản Lý Hồ Sơ Doanh Nghiệp
• Mẫu Phiếu Lương Nhân Viên Mới Nhất
• Bộ File Excel Mẫu Hồ Sơ Nhân Sự Nên Tham Khảo

TÌM HIỂU VỀ MÔ HÌNH SAAS VÀ CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN

 

Trong xu thế chuyển đổi số hiện nay thì có lẽ SaaS và điện toán đám mây không còn là việc xa lạ trong thế giới công nghệ. Tuy nhiên tại Việt Nam vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quen với các thuật ngữ này. Cùng chúng tôi thông qua bài viết sau để hiểu hơn về mô hình SaaS là gì, cũng như các vấn đề xoay quanh mô hình SaaS nhé.

Khái niệm mô hình SaaS là gì?

Thuật ngữ Saas là từ viết tắt của cụm từ Software-as-a-Service cơ bản là một dạng điện toán đám mây phổ biến nhất hiện nay. Nói một cách đơn giản nó được định nghĩa là mô hình phân phối dịch vụ cung ứng phần mềm. Theo đó các nhà cung cấp họ sẽ không bán phần mềm như trước đây mà họ sẽ tập trung vào bán các dịch vụ trên phần mềm đó. Có nghĩa là phần mềm chạy trên nền tảng web, người dùng có thể sử dụng từ xa thông qua việc kết nối mạng internet sau khi trả một khoản phí đã đăng ký định kỳ theo tháng, quý hoặc năm.

Đây sẽ là một sự lựa chọn một mô hình 4.0 ưu việt trong thời đại chuyển đổi so với phần mềm on premise.

Xu hướng của mô hình SaaS trên toàn thế giới

Xem thêm: Chuyển đổi số doanh nghiệp thời đại 4.0

Có thể chúng ta ai cũng ít nhất 1 lần sử dụng dịch vụ phần mềm chỉ có đều chúng ta không để ý đó là mô hình SaaS hay không mà thôi. Chẳng hạn trong số các phần mềm sau: Amazone Web Services, Oracle, Google, IBM, Microsoft, ServiceNow,Adobe Creative Cloud, Slack, Dropbox,... đều là những phần mềm phát triển mô hình Saas từ các nhà cung cấp SaaS hàng đầu thế giới. Chúng ta có thể thấy rằng SasS gần như đã chiếm độc quyền trên trị trường công nghệ.

Điều này được thể hiện chi tiết trong một bản báo cáo về “ Thị trường phần mềm dịch vụ công nghệ và thị trường toàn cầu năm 2022” do BCC Research công bố. Theo nội dung của bảng báo cáo thì ngành công nghiệp mô hình SaaS được định giá khoảng $44.4 tỷ năm 2017, và ước tính con số này có thể đạt $94.9 tỷ năm 2022. Chúng ta thấy rằng tốc độ trăng trưởng hàng năm sẽ rơi vào khoảng 16.4%. Qủa là một con số ấn tượng cho thấy tiềm năng phát triển của ngành dịch vụ phần mềm này.

Sự phát triển và dự đoán khả quan này là do phần mềm dịch vụ đến từ nhiều nhà cung cấp trên thị trường.  Nhờ đó mà mô hình SaaS  có khả năng vận hành trơn tru và tạo được sự cộng hưởng cho các doanh nghiệp khi sử dụng.

Một công ty có thể sử dụng đồng thời nhiều phần mềm mô hình SaaS mà không hề gặp bất kỳ trở ngại nào. Và thực tế đi kèm báo cáo của BCC Research trung bình mỗi doanh nghiệp sẽ sử dung 16phần mềm khác nhau cho quản trị doanh nghiệp.

Ưu điểm và nhược điểm của mô hình SaaS

Xem thêm: Mô hình quản trị nguồn nhân lực Saas

Ưu điểm:

Việc vận dụng tối ưu internet kết nối nọi thứ mô hình SaaS ngày càng chiếm lĩnh thị trường công nghệ bởi sự thiết thực.

-Tiết kiệm chi phí

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực, chi phí chuyển đổi, thời gian và cả chi phí cơ hội.

Mô hình SaaS sẽ giúp doanh nghiệp không cần cài đặt, chạy phần mềm trên hệ thống doanh nghiệp. Giúp tiết kiệm khá lớn chi phí đầu tư, lắp đặt phần cứng cũng như cơ sở dữ liệu. Trong suốt quá trình sử dụng, mô hình SaaS không đòi hỏi bạn thêm các khoảng phí hỗ trợ hay bảo trì định kỳ giống phần mềm on-premise.

Các mô hình SaaS hiện nay thường tập trung vào bán các dịch vụ phần mềm như sau: Freemium nghĩa là bạn được quyền sử dụng miễn phí trước rồi trả thêm tiền để sử dụng cho các tính năng nâng cao. Và còn một dạng nữa là Premium bán theo gói dựa trên số lượng tài khoản và thời gian sử dụng. Cả 2 trường hợp người dùng đều có quyền ngừng đăng ký dịch vụ SaaS bất khi nào bạn muốn và chi phí sẽ ngưng tại thời điểm bạn ngừng sử dụng.

Thời gian và nhân lực tiết kiệm hơn, thay vì mất khoảng từ 6 tháng trở lên hoặc lâu hơn thế nữa để xây dựng một hệ thống on-primise cồng kềnh. Thì với mô hình hình SaaS thì chỉ mất tối đa 2 ngày để thiết lập tài khoarnvaf training người dùng.

Thêm một vấn đề nữa là nếu khi đang triển khai hệ thống on-premise mà có sự cố xảy ra quá trình vận hành sẽ bị trì tuệ và cũng khó mà để cũng khó dứt khoát loại bỏ nó vì chi phí ban đầu bỏ ra quá lớn. Còn mô hình SaaS lại khác, bạn chỉ cần bỏ ra số tiền vừa phải để sử dụng mà ko cần quá lo lắng cho việc chiếc xe bị hỏng hóc giữa đường.

-Luôn được sử dụng tính năng phần mềm mới và tốt nhất
Khi sử dụng phần mềm mô hình SaaS bận không cần đội ngũ IT trúc trực xử lý sự cố nếu có xảy ra trong quá trình vận hành. Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo việc bảo mật thông tin, hệ thống máy chủ vận hành ổn định, cho đến việc fix các bugs phát sinh…Đội ngũ nhân lực từ IT đến tester nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm về phần này. 

Các nhà cung cấp sẽ luôn cập nhật hệ thống phần mềm nên người sử dụng cũng được hưởng lợi phần này. Cũng như việc tối ưu các tính năng cũ và bổ sung thêm các tính năng mới cao cấp hơn. Người sử dụng không cần lo lắng về việc mất phí hay tìm mua các phiên bản mới hay các phiên bả chấp vá công nghệ. 

-Sử dụng thuận tiện mọi lúc mọi nơi 

Mô hình Saas sử dụng chủ yếu qua mạng internet, nên người dùng dễ dàng sử dụng. Có thể truy cập mọi lúc mọi nơi trên bát kỳ thiết bị và trình duyệt khi có kết nối internet. 

-Khả năng tích hợp cực kỳ lớn

Các mô hình SaaS hiện nay đều được tối ưu hệ thống API cho phép đồng nhất trao đổi giữ liệu qua lại giữa các ứng dụng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Đây sẽ là đều kiện cho các doanh nghiệp hội nhập với các công nghệ mới trên hệ thống hiện tại của mình.

-Dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng 

Khả năng tích hợp cao nên việc mở rộng quy mô, tài khoản dễ dàng, không gây ảnh hưởng đến cơ sở hạ tầng hay cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Thuận tiện trong việc tăng gấp đôi hoặc gấp 3 số lượng tài khoản người dùng cho các doanh nghiệp có dự định mở rộng quy mô tương lai.

Xem thêm: Toàn cảnh chuyển đổi số doanh nghiệp

Nhược điểm 

Nhìn chung mô hình Saas cũng không hoàn toàn hoàn hảo. Bất cứ mô hình hay phần mềm nào cũng vậy không tuyệt đối 100%. Với phần mềm SaaS nhược điểm này cũng không hẳn mà đôi khi chỉ là những yêu cầu bắt buộc đối với người sử dụng phần mềm cần phải hiểu và có các biện pháp khắc phục. Sau đây là một vài điểm:

-Tính bảo mật công nghệ

Với mô hình SaaS thì server sẽ được đặt tại nhà cung cấp chứ không phải tại doanh nghiệp. Dữ liệu sẽ được ký gửi trên cloud (đám mây) nên sẽ dễ mang lại cảm giác không an toàn, lộ thông tin hoặc rò rủ  thông tin thậm chí lấy cắp dữ liệu chẳng hạn.

Với công nghệ chuyển đổi số 4.0 hiện nay, thì các vấn đề này sẽ trở nên bớt lo ngại hơn. Do đó, các nhà cung cấp SaaS sẽ tăng sự bảo mật bằng cách mã hóa dữ liệu hoặc các cam kết bảo mật mức độ dịch vụ (SLA). Người dùng nên khảo sát trước khi đưa ra việc chọn lựa các mô hình Saas cho phù hợp.

-Bắt buộc phải có kết nối internet 

Sự cần thiết của mạng internet, để đăng nhập sử dụng các phần mềm SaaS. Nếu thiết bị ko được kết nối internet thì việc sử dụng có thể bị gián đoạn. Trong mắt các nhà lãnh đạo hoặc doanh nghiệp khó tính thì đây sẽ có thể là 1 điểm trừ. Còn đối với những người luôn làm việc thông qua mạng internet để gửi mail, kiểm tra tài liệu thì đây không phải là một yêu cầu quá khắt khe đối với họ. 

-Chưa sẵn sàng với phiên bản

Việc update phiên bản mơi thường xuyên cũng có những bất tiện cho người sử dụng. Đó là một số người dùng sẽ thấy bỡ ngỡ trong việc thay đổi giao diện hoặc các tính năng nâng cao mà phần mềm mới cập nhật.

Kết Luận

Hãy là người sử dụng thông minh về các mô hình Saas, nên tìm hiểu ít nhất một ít về saas là gì trước khi quyết định sử dụng chúng đúng không nào. Với những chia sẻ trên chúng tôi hy vọng có thể giúp bạn có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích nhé.

Bài viết tham khảo

• Hệ thống quản lý trải nghiệm nhân viên
• Ví thưởng nhân viên
• Top 05 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Cá Nhân 2021
• Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
• Khen Thưởng Nhân Viên Như Thế Nào Để Hiệu Quả