Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp. Do đó phải luôn có cách quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học, logic để quản lý một cách thuận tiện dễ dàng.
1. Cách quản lý hồ sơ
nhân sự hiệu quả
Phân loại hồ sơ trước
khi lưu trữ hồ sơ
Việc thực hiện phân loại hồ sơ trước khi đưa toàn bộ hồ sơ
đi lưu trữ, sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu
trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.
Nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: hồ sơ bảo hiểm
nhân sự, hồ sơ công tác, hồ sơ lý lịch nhân sự… Và việc phân loại này sẽ giúp việc
tìm kiếm dễ dàng hơn. Bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa
cho logic và khoa học.
Một mẹo nhỏ mà chúng tôi chia sẻ thêm với bạn để lưu trữ hồ
sơ nhân sự khoa học. Bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các
mốc thời gian. Cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành
nhiều nhóm nhỏ khác nhau sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.
Tìm kiếm địa điểm
thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự
Có thể chọn lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp hoặc có thể thuê kho để lưu trữ. Tùy theo tính chất công việc và cả kinh tế, mà doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn sao cho phù hợp với đơn vị mình.
Dù lưu trữ hồ sơ ở đâu thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các
yếu tố:
- Đảm bảo nơi lưu trữ thông thoáng, không bị thấm nước hoặc ẩm mốc
- Diện tích lưu trữ lớn có thể đảm bảo lưu trũ thông tin nhiều năm
- Thường xuyên kiểm tra và đảm bảo nơi lưu trữ không xuất hiện các loài động vật gặm nhắm như: chuột, gián, nắm mốc, mối…
Tiến hành công tác
lưu trữ hồ sơ nhân sự
Khi đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này anh chị hoàn
có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi
những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học
trong kho.
Kiểm tra và cập nhật
hồ sơ nhân sự thường xuyên
Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng
excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên
kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ
và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.
Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải một số sự cố như bị ướt,
mốc hay thất lạc, sử dụng các bản scan hồ sơ trên môi trường số sẽ giúp bảo quản
thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn. Hạn chế những thất
thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.
2. Để đảm bảo cho quá
định lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự tốt cần cần có kỹ năng gì?
Đây sẽ là một công việc đòi hỏi đến tính chủ động và tính tự
giác cao của mỗi nhân viên nhân sự. Chính vì thế bạn cần có những kỹ năng
sau đây:
- Thứ nhất, cẩn thận, với những cách lưu trữ hồ
sơ này thì cẩn thận đó chính là yếu tố quan trọng hàng đầu. Những hồ sơ, sổ
sách đang rất nhiều, đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn có với những
số lượng nhân viên lên đến hàng nghìn thì người quản lý hồ sơ đó cần phải cẩn
thận hơn nữa. Nếu như không sẽ rất dễ nhầm lẫn đến những loại hồ sơ với nhau.
- Thứ hai, khả năng để sắp xếp được công việc tốt, đây
sẽ chính là những công việc yêu cầu đến những người làm cần phải biết cách để sắp
xếp hồ sơ được một cách hợp lý và thật logic để đến khi tìm sẽ không bị mất thời
gian.
- Thứ ba chính là với những khả năng chịu áp lực của công việc, hàng ngày mà bạn sẽ phải tiếp xúc đối với rất nhiều hồ sơ của mỗi nhân viên, nếu như không chịu được đến những áp lực của công việc đó sẽ rất có thể bạn sẽ bị stress và không thể đảm nhiệm được những công việc này. Tuy nhiên, với những kỹ năng của này sẽ không tự nhiên mà có, nó chính là những kỹ năng đang được tích lũy hàng ngày từ chính những công việc của bạn. Chính vì vậy mà việc bạn không nên thấy chán nản là khi mình chưa có được
Bài viết tham khảo:
