Việc doanh nghiệp bạn hoạt động có hiệu quả và trơn tru hay
không còn tùy vào quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn có nhất quán và
nguyên tắc hay không. Sẽ là một thiếu sót nếu doanh nghiệp không xây dựng cho
mình sơ đồ quy trình làm việc chuẩn hóa các nghiệp vụ trong quản lý công việc
hay dự án.
1. Tầm quan trọng của
sơ đồ quy trình làm việc đối với doanh nghiệp
Giúp công việc rõ
ràng, trực quan
Việc liệt kê các đầu mục công việc từ trên xuống theo cách
truyền thống dễ khiến bạn bị rối và khó hình dung. Đặc biệt đối với các dự án
có nhiều bộ phận dễ dẫn đến sự thiếu liên kết. Việc xây dựng sơ đồ quy trình
làm việc giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát tiến trình làm việc của mỗi bộ phận.
Đồng thời theo dõi được quy trình làm việc một cách hiệu quả.
Tối ưu hóa hiệu suất
công việc
Quy trình được thiết kế một cách phù hợp giúp loại bỏ những
phần việc không cần thiết, dư thừa. Giarm thời gian trống vô nghĩa trong quá
trình chuyển đổi nhiệm vụ và hiệu suất công việc.
Tự động hóa quy trình
làm việc
Giúp quy trình làm việc tại doanh nghiệp khoa học, rõ ràng
các thành viên trong tổ chức biết công việc mình làm một cách chính xác. Giúp các
phòng ban phối hợp với nhau ăn ý hơn, hạn chế xung đột khi không hiểu nhau, từ
đó các đầu việc được xử lý nhịp nhàng. Còn giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích
quá trình kinh doanh, nắm bắt xu hướng và lên kế hoạch cho rủi ro tiềm ẩn.
2. Ví dụ về Sơ đồ quy
trình làm việc trong ngành bán lẻ
Đối với lĩnh vực bán lẻ thì các hoạt động đánh giá và kiểm
soát chất lượng nhà cung cấp trong doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ là hoạt động hết
sức quan trọng. Việc đánh giá và kiểm soát này phải có sự thỏa thuận giữa doanh
nghiệp sản xuất và nhà cung cấp.
Sau đây sẽ là quy trình áp dụng việc đánh giá và kiểm soát chất
lượng của nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm,
dịch vụ.
Diễn giải sơ đồ
Bước 1: Thu thập
thông tin và lên danh sách nhà cung cấp
Một doanh nghiệp sản xuất, bán lẻ sẽ có rất nhiều nhà cung cấp
khác nhau. Phục vụ cho nhiều chủng loại sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó, doanh
nghiệp cần thu thập thông tin và lên danh sách các nhà cung cấp. Từ những thông tin qua các catalogue chào hàng, các cuộc
liên hệ trực tiếp hoặc thông qua giới thiệu các đơn vị liên quan,…Việc lập danh
sách nhà cung cấp là rất quan trọng trong việc rà soát và kiểm định chất lượng
nguồn cung ứng.
Bước 2: Lập chỉ tiêu
đánh giá chất lượng
Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp, bộ phận đánh giá sẽ
lập biểu mẫu về chỉ tiêu với các thông tin, thông số đầy đủ và chính xác. Để doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác, thì
doanh nghiệp có thể xem xét các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp theo các tiêu
chí sau:
- Chất lượng sản phẩm
- Thời gian giao hàng
- Giá thành
- Phương thức thanh toán
- Mức chiết khấu
- Sự phản hồi với sự cố phát sinh
- Quy mô sản xuất
- Số lượng hàng hóa tối đa có thể đáp ứng
Bước 3: Tiến hành
đánh giá
Ở bước này sau khi doanh nghiệp đã xem xét và đánh giá tiềm
năng các nhà cung cấp các kiểu. Các bộ phận đánh giá sẽ tiến hành phân loại và
chọn lọc các nhà cung cấp theo các tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá nhà cung cấp.
Song song đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá trực tiếp thêm tại các cơ sở của nhà
cung cấp. Cũng như các loại giấy tờ, pháp lý, giấy phép kinh doanh hoạch khả
năng đáp ứng thực tế để có những kết luận và đánh giá chính xác nhất.
Bước 4: Giám đốc phê
duyệt
Sau khi khảo sát và đánh giá kỹ lưỡng bộ phận đánh giá sẽ lập
bản danh sách các nhà cung cấp chính thức để trình Giám đốc phê duyệt.
Kết luận
Mỗi doanh nghiệp nên cần đầu tư và xây dựng cho mình các sơ
đồ quy trình làm việc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh để mang lại những
kết quả mong đợi cho doanh nghiệp mình nhé.
Bài viết tham khảo:
- Khảo Sát Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên
- Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Miễn Phí Phổ Biến Nhất
- Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Nhân Sự
- Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
- Quy Trình Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp
- Mẫu Nội Quy Văn Phòng Mới Nhất 2021
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét