Sử dụng phần mềm lưu trữ văn bản, hình ảnh thông minh đang dần trở nên ưa chuộng bởi sự tiện ích, an toàn và tiết kiệm vì việc quản lý và lưu trữ hình ảnh, văn bản, thông tin trên các tài liệu giấy ngày càng gặp nhiều khó khăn do chi phí bảo quản cũng như tốn diện tích.
I. Thực trạng lưu trữ văn bản tại doanh nghiệp hiện nay
Trước đây, cách bảo quản văn bản, hình ảnh thường được tiến hành theo cách thủ công như phân loại, sắp xếp giấy tờ, sổ sách…sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ. Cách làm này thường tốn nhiều thời gian, công sức cũng như tốn diện tích lưu trữ và chi phí bảo quản rất cao. Trong khi đó, việc áp dụng phần mềm lưu trữ văn bản, hình ảnh đang dần trở thành xu thế hiện nay trong việc xây dựng chính quyền điện tử. Mặt khác, phần mềm lưu trữ văn bản giúp các doanh nghiệp tiết kiệm về thời gian và cho phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính bảo mật cho doanh nghiệp.
Đã có rất nhiều đơn vị, tổ chức áp dụng giải pháp số hóa công tác quản lý tài liệu tuy nhiên không ít đơn vị đã triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì một phần là do hệ thống phần mềm lưu trữ thiết kế chưa phù hợp với chính các đơn vị đó. Việc thiết kế, tính toán giao diện cũng như tính năng phần mềm để phù hợp với các doanh nghiệp là điều hết sức quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản, họ đều mong muốn có một hệ thống tích hợp các chức năng như phần mềm lưu trữ hồ sơ, phần mềm lưu trữ tài liệu và phần mềm lưu trữ dữ liệu.
II. Phần mềm quản lý tài liệu CoDX
Giải pháp quản lý tài liệu của CoDX giúp giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ quản lý tài liệu trong doanh nghiệp. Với các ưu điểm nổi trội như:
Tạo và lưu trữ tài liệu
Với bộ nhớ lên đến 19GB/user cho phép nhân viên tải mọi tập tin tài liệu lên hệ thống lưu trữ trong các thư mục.
Tìm kiếm, truy xuất nhanh
Dữ liệu được lưu trữ theo cấu trúc dễ dàng truy cập nội dung. Thiết lập truy xuất thông minh cho phép tìm kiếm đa dạng: tên tệp, loại tệp, nội dung tệp,….
Phân quyền chi tiết
Ngoài lưu trữ, hệ thống cho phép chia sẻ qua mail/liên kết/phân quyền. Việc phân quyền dữ liệu được cài đặt chặt chẽ..
Bên cạnh đó, với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giao diện thân thiện dễ sử dụng, tính bảo mật cao nên phần mềm lưu trữ hồ sơ tài liệu CoDX đã nhanh chóng trở thành sự lựa chọn tối ưu của khách hàng.
Lựa chọn CoDX bạn sẽ được:
- Làm việc với đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi số
- Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm triển khai
- Hỗ trợ tư vấn 24/7
- Trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí, đăng ký TẠI ĐÂY
Có thể bạn quan tâm:
- Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa Có Cần “Chuyển Đổi Số Trong Văn Hóa Doanh Nghiệp”?
- Phương Pháp Gắn Kết Nhân Viên Từ Xa
- Văn Hóa Doanh Nghiệp Mới: Khen Theo Hành Vi – Thưởng Theo Nhu Cầu
- Các Loại Phúc Lợi Cho Nhân Viên
- Bốn Mô Hình Kinh Doanh Gắn Với Chuyển Đổi Số
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét